Informationen über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 13, 14 DSGVO im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams (Online-Meetings)

Für den Einsatz des lizensierten Dienstes „Teams“ ist die BG BAU datenschutzrechtlich gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO verantwortlich, soweit die Teams-Kommunikation von einem Microsoft-Account der BG BAU erfolgt. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist somit die BG BAU.

1. Verantwortlicher

BG BAU – Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft
Bundesallee 210
10719 Berlin
Telefon: 030 85781-0
E-Mail: info(at)bgbau.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

BG BAU – Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft
Datenschutzbeauftragter
Bundesallee 210
10719 Berlin
E-Mail: datenschutz(at)bgbau.de
 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung  

a) Verarbeitungszweck

Die BG BAU nutzt die Kommunikations- und Kollaborationsplattform Microsoft Teams (im Folgenden „Teams“) des Anbieters Microsoft zu dem Zweck, Webkonferenzen (sog. „Teams Meetings“) vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten sowie Audio- und Videokonferenz- und Kollaborationsfunktionalitäten über die Anwendung Teams der Firma Microsoft Operations Ireland Ltd. bereitzustellen.

Hauptzweck der Datenverarbeitung ist neben der Funktion als internes Videokonferenztool, insbesondere die Ermöglichung der Durchführung von dienstlichen Online-Meetings, Schulungen, sonstigen Besprechungen und Umfragen zwischen der BG BAU und bspw. ihren DGUV Kooperationspartnern, die ggf. ebenfalls über einen Teams-Account verfügen.

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, damit Ihnen eine Teilnahme an der Kommunikation mit Teams möglich ist, also die Verbindung aufgebaut und genutzt werden kann. Der technische Dienstleister Microsoft benutzt diese Daten ebenfalls, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Dienstes aufrechtzuerhalten.

b) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung  

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Durchführung von Online-Meetings sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (bspw. zur Erfüllung eines Vertrages, wie über die Teilnahme an Seminaren oder wie die Erfüllung der Dienstverträge mit Beschäftigten), Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e), Abs. 2 und 3 DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO i. V. m. §§ 23, 199 SGV VII (Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben als Unfallversicherungsträger sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der BG BAU. Im Einzelnen:

aa) Sie sind eine beschäftigte Person oder sich bewerbende Person der BG BAU

Das Videokonferenztool Teams ist ein Arbeitsmittel der BG BAU. Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Teams im Zuge der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit der BG BAU genutzt wird, stützt sich die Verarbeitung grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 BDSG i.V.m. den Dienstvereinbarungen der BG BAU.

bb) Sie sind ein Mitglied der Selbstverwaltung, eines besonderen Ausschusses der BG BAU oder eine beschäftigte Person eines Kooperationspartners

Da Sie in diesem Kontext keine beschäftigte Person der BG BAU sind, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, wobei das berechtigte Interesse der BG BAU in der effektiven, sicheren und koordinierten Durchführung dienstlicher Online-Meetings, Schulungen, Umfragen und sonstiger Besprechungen mit Kooperationspartnern, wie unter Punkt 3 a) beschrieben, besteht. Die Anwendung der Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO setzt voraus, dass die BG BAU im Einzelfall nicht als Behörde in Erfüllung ihrer Aufgaben handelt.

cc) Sie sind ein Geschäftspartner oder eine Geschäftspartnerin (zum Beispiel Dienstleistungsunternehmen, Lieferunternehmen)

Wenn Sie als Geschäftspartner oder Geschäftspartnerin im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Schuldverhältnisses mit der BG BAU stehen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung dieser vertraglichen Zwecke gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, um dienstliche Online-Meetings, Schulungen, Umfragen und Abstimmungen über Teams, wie unter Punkt 3 beschrieben, durchzuführen.

dd) Sie sind eine teilnehmende Person an einem Seminar unseres Präventionsdienstes

Die BG BAU ist nach § 199 Abs. 1 S.2 Nr. 5 i.V.m. § 23 SGB VII gesetzlich verpflichtet, für die erforderliche Aus- und Fortbildung der Personen in den Unternehmen zu sorgen, die mit der Durchführung der Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen betraut sind. Soweit Sie eine teilnehmende Person einer solchen Aus- und Fortbildungsmaßnahme sind, die als Online-Schulung angeboten wird, beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung der BG BAU, Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e), Abs. 2 und 3 DSGVO i.V.m. § 199 Abs.1 S.2 Nr. 5, § 23 SGB VII.

ee) IT-Sicherheit und Rechtsverfolgung

Ihre personenbezogenen Daten werden von der BG BAU außerdem verarbeitet, um weitere eigene berechtigte Interessen oder berechtigte Interessen Dritter nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu verfolgen:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und/oder Vertragsverletzungen sowie Rechtsverfolgung

Auch hier setzt die Anwendung der Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO voraus, dass die BG BAU in einem solchen Einzelfall nicht als Behörde in Erfüllung ihrer Aufgaben handelt.

c) Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung  

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten betreffend Ihre Teilnahme an einer Veranstaltung der BG BAU (Webkonferenz) oder hinsichtlich einer Aufzeichnung einer Webkonferenz gegeben haben, stützt sich die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buch. a) DSGVO, Art. 7 DSGVO; bei Beschäftigtendaten i.V.m. § 26 BDSG die Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen können.

4. Verarbeitete Datenarten

Folgende personenbezogenen Daten von Ihnen werden zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Webkonferenzen der BG BAU über die Anwendung „Teams“ der Firma Microsoft verarbeitet:

• Kontaktdaten [Name, E-Mail-Adresse]
• Arbeitsprofil [Berufsbezeichnung, Vorgesetzter, direkt unterstellte Beschäftigte, ggf. Profilfoto]
• Inhaltsdaten [Chat, Dateien, Aufzeichnungen]
• Inhalt [Audio und Video, Chat, Sprachtranskription]
• Anmeldeinformationen [Nutzerkennung, Passwort, Funktion, Organisationseinheit] Veranstaltungsprotokoll
• Teilnehmerlisten
• von Ihnen geteilte Dokumente [z. B. Audio, Präsentationen, E-Mails, über die Chat-/Fragen-Funktion, Videobilder, wobei Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen können]
• von Ihnen freigegebener Bildschirm
• Kalendereinträge
• (erforderliche) Diagnosedaten [Telemetriedaten und Metadaten wie z. B. Gerätedaten wie Betriebssystemversion, Architektur, installierte Teams-Version, Geräte-Konfigurationen,  Verbindungs- und Performance-Daten, Nutzungs- und Setup-Daten, Fehlerlogs/Protokolle wie Absturzberichte, Dienstbezogene Daten (bei verbundenen Diensten].  

5. Herkunft der Daten

Die vorstehenden personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten  

Teams ist eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Chat, Teams, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Microsoft 365-Suite mit Microsoft Office integriert (nachfolgend auch „M365“). Teams ist eine cloudbasierte Lösung für Online-Meetings der Fa. Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (im Kontext der vorliegenden Datenschutzhinweise als „Microsoft“ bezeichnet).

Die BG BAU hat die BG-Phoenics GmbH, Tiergartenstraße 39, 30559 Hannover („BG-Phoenics“), als zentralen IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter beauftragt, den Dienst Teams im Rahmen von M365 für die BG BAU zur Verfügung zu stellen und zu beauftragen, so dass auch zwischen der BG-Phoenics und der Microsoft Ireland Operations, Ltd. ein Vertrag über Auftragsverarbeitung besteht (DPA von Microsoft nebst Zusatzvereinbarung ID-CTM). Microsoft kann demnach auch Unterauftragsverarbeiter beauftragen, insbesondere weitere Microsoft-Gesellschaften. Unterauftragsverarbeiter von Microsoft Irland sind die Microsoft Corporation (USA) und die Unterauftragsverarbeiter, die für Teams in der jeweils neuesten Fassung der Liste der Unterauftragsverarbeiter unter https://servicetrust.microsoft.com/ aufgeführt sind.

Hinzu kommen im Einzelfall weitere Organisationen, die zum Teil auch als eigenständige Verantwortliche agieren und mit denen unmittelbar Teams-Meetings durchgeführt werden, z. B. Kunden oder Lieferanten der BG BAU oder auch andere Unfallversicherungsträger. Auch derartige Organisationen können Empfänger personenbezogener Daten sein.  

Des Weiteren ist es möglich, dass andere Konferenzteilnehmende im Zuge der Nutzung von Teams beispielsweise Ihren Namen, Vornamen, Ihr Profilbild und ggf. weitere Daten, die Sie uns bei der Nutzung von Teams mitteilen (z. B. über Audio, über die Chat-/Fragen-Funktion, Videobilder, zur Verfügung gestellte Dateien), zur Kenntnis nehmen können.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre über Teams verarbeiteten Daten befinden sich in der geografischen Region, der wir mit unserer Organisation zugeordnet sind, somit in der Europäischen Union.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass eine Verarbeitung von Daten in einem Drittland außerhalb der EU/des EWR stattfindet (z. B. Übermittlung von Telemetriedaten, wie Diagnose- und Dienstdaten), beruht die Datenübermittlung auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union oder geeigneten Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten  

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei der BG BAU so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung bzw. die jeweilige Zweckerreichung erforderlich ist.

Stammdaten sowie Account-Daten der Nutzenden werden für die Dauer der Nutzung von Teams (auch für die Dauer eines Projektes beispielsweise) gespeichert; bei Mitarbeitenden der BG BAU ggf. dauerhaft für die Dauer der Beschäftigung, wenn regelmäßig Meetings durchgeführt werden. Kommunikationsdaten werden in diesem Zusammenhang ebenfalls bis zur Zweckerreichung gespeichert und danach (nicht automatisiert) gelöscht. Aufzeichnungen von Meetings, die mit Einwilligung der Betroffenen erstellt werden, werden nur so lange gespeichert, wie die Einwilligungen andauern, maximal jedoch 5 Jahre. Chat-Nachrichten sowie über die Chat-Funktion von Teams hochgeladene Dokumente werden maximal 120 Tage gespeichert und danach automatisiert gelöscht.  

Teams speichert Ihre Daten für die Mindestzeit, die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Im Falle von Anrufdaten beträgt die Speicherdauer 30 Tage. Im Falle von Diagnosedaten kann die Speicherdauer bis zu 13 Monate betragen. Weitere Informationen finden Sie direkt bei Microsoft unter folgendem Link:

https://support.microsoft.com/de-de/office/wie-lange-bleiben-dateien-und-daten-in-microsoft-teams-kostenlos-verf%C3%BCgbar-1d2d9efd-1ba9-4b2b-a788-e89517dfb883  

9. Betroffenenrechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen – unter Vorbehalt bestimmter Ausnahmen nach dem geltenden EU-Recht oder nationalem Recht – folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu: 

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung, ob dem Widerspruch stattgegeben werden kann.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B., wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden und die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften einer Löschung nicht entgegenstehen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, um diese entweder selbst oder – bei technischer Machbarkeit – durch uns an einen Dritten übermitteln zu können.
• Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung: Sie haben das Recht, eine uns gegenüber abgegebene datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
• Rechte bei automatisierten Entscheidungen: Es werden unsererseits keine automatisierten Einzelfallentscheidungen oder Profiling durchgeführt. Andernfalls sind wir nach den gesetzlichen Vorgaben verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, damit Sie die Entscheidung beeinflussen können (Art. 22 DSGVO).
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde, bei der eine Beschwerde über eine Verletzung von Datenschutzrecht eingereicht werden kann, ist:

Der oder die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon: 0228 997799-0
E-Mail: poststelle(at)bfdi.bund.de

Zur Geltendmachung der vorstehenden Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 2 genannten Kontaktdaten.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Grunddaten sowie die technischen personenbeziehbaren Daten sind erforderlich, um Teams nutzen zu können.

11. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise

Von Zeit zu Zeit ist es erforderlich, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzhinweise anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern. Wir werden die geänderte Version der Datenschutzhinweise an derselben Stelle wie die vorliegenden Datenschutzhinweise veröffentlichen.

Stand: November 2025