Häufig gestellte Fragen zum Lohnnachweis
Wie kann ich den elektronischen Lohnnachweis übermitteln?
Die Meldung des elektronischen Lohnnachweises kann entweder über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe sv.net vorgenommen werden. Eine Doppelmeldung ist zu vermeiden.
Wann muss die Meldung des elektronischen Lohnnachweises abgegeben werden?
Die Frist für die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises für das jeweilige Beitragsjahr endet grundsätzlich am 16. Februar des Folgejahres.
Sind der elektronische Lohnnachweis und die UV-Jahresmeldung identisch?
Bei dem elektronischen Lohnnachweis, dem sogenannten UV-Lohnnachweis, handelt es sich um die Meldung der Berechnungsgrundlagen des Beitrags an die BG BAU. Er ist nicht zu verwechseln mit der UV-Jahresmeldung, die auch 92er-Meldung genannt wird. Die UV-Jahresmeldung für die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung ist weiterhin zusätzlich zum UV-Lohnnachweis an die Einzugsstellen der Krankenkasse zu übermitteln.
Warum und wann muss ich einen Stammdatenabruf machen?
Bevor ein elektronischer Lohnnachweis übermittelt werden kann, sind die Stammdaten in einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm durch einen sogenannten
Stammdatenabruf abzugleichen.
Dieser hat einmal jährlich zu erfolgen und stellt sicher, dass nur Meldungen mit dem richtigen Aktenzeichen und korrekten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Grundsätzlich stehen die Daten ab dem 1. November für das Folgejahr im Stammdatendienst zum Abruf bereit.
Wird der elektronische Lohnnachweis mit der Ausfüllhilfe sv.net übermittelt, ist es ratsam den Stammdatenabruf erst kurz vor der Abgabe des elektronischen Lohnnachweises durchzuführen.
Ein Stammdatenabruf, der aus einem Entgeltabrechnungsprogramm getätigt wurde und im sv.net angezeigt wird, kann nicht für die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises über das sv.net verwendet werden.
Der Stammdatenabruf und die Abgabe eines Lohnnachweises müssen immer über ein System erfolgen.
Wo finde ich meine Unternehmensnummer?
Die Unternehmensnummer ist Ihnen mit dem Informationsschreiben zur Umstellung auf die neue Unternehmensnummer vom 21. Oktober 2022 mitgeteilt worden.
Welche Daten sind im elektronischen Lohnnachweis zu übermitteln?
Mit dem elektronischen Lohnnachweis werden die Anzahl der Beschäftigten, die Arbeitsentgelte sowie die Arbeitsstunden übermittelt. Als Meldegrund ist UV01 zu wählen.
Ich hatte im Meldejahr keine Beschäftigten. Was muss ich melden?
Sind im Meldejahr keine Beschäftigten im Unternehmen tätig gewesen, ist kein Stammdatenabruf durchzuführen. Der elektronische Lohnnachweis muss nicht abgegeben werden. Sollte bereits ein Stammdatenabruf durchgeführt worden sein, ist dieser zu stornieren. Die BG BAU erwartet sonst eine Entgeltmeldung und leitet ggf. ein Ordnungswidrigkeitenverfahren wegen Nichteinreichung des elektronischen Lohnnachweises ein.
Ich hatte im Meldejahr keine Beschäftigten, aber Vorschüsse gezahlt. Was muss ich melden?
Falls die BG BAU für das Meldejahr Beitragsvorschüsse erhoben hat, sämtliche Beschäftigte aber zum Ende des Vorjahres ausgeschieden sind, ist dies der BG BAU gesondert mitzuteilen, ohne jedoch einen Stammdatenabruf vorzunehmen.
Die Beitragsvorschüsse für das Meldejahr wurden erhoben, weil die BG BAU davon ausgeht, dass das Unternehmen weiterhin Beschäftigte hatte. Erfolgen in diesem Fall kein Stammdatenabruf und keine Entgeltmeldung, nimmt die BG BAU eine Schätzung der Arbeitsentgelte vor. Die BG BAU bietet zudem einen Antrag auf Änderung der Vorschüsse auf der Internetseite an.
Warum müssen die geleisteten Arbeitsstunden gemeldet werden?
Die Arbeitsstunden werden nicht zur Berechnung des Beitrags zur BG BAU herangezogen. Jedoch wirken sich die Angaben auf die Zuweisung des Unternehmens zum jeweiligen arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Betreuungsmodell aus.
Was ist bei der Meldung des Arbeitsentgeltes zu beachten?
Grundlage für die Beitragsberechnung ist das Bruttoarbeitsentgelt aller Beschäftigten im Unternehmen. Dazu zählen z. B. auch Aushilfen, Auszubildende und Teilzeitkräfte.
Eine Beitragsberechnung erfolgt auch für Zeiten, in denen Ihr Unternehmen geschlossen war, soweit die Beschäftigten in dieser Zeit einen Anspruch auf Arbeitsentgelt hatten.
Das Kurzarbeitergeld der Agentur für Arbeit oder Zuschüsse vom Arbeitgeber zum Kurzarbeitergeld sind nicht meldepflichtig, soweit diese mit dem Kurzarbeitergeld 80 Prozent des Unterschiedsbetrages von SOLL- und IST-Entgelt nicht übersteigen.
Arbeitgeber melden der BG BAU das IST-Entgelt. Die Arbeitsstunden sind jedoch - wenn möglich - ungekürzt zu melden. Bei einem behördlichen Verbot der Erwerbstätigkeit nach dem Infektionsschutzgesetz und einem Verdienstausfall der Beschäftigten zahlt der Arbeitgeber für die ersten sechs Wochen 100% des Nettoarbeitsentgelts weiter. Diese Zahlungen des Arbeitgebers sind nicht an die BG BAU zu melden.
Zuschüsse oder Sachbezüge, die als Corona-Prämie in der Zeit vom 01.03.-31.12.2020 aufgrund der Coronavirus-Pandemie zusätzlich zum Arbeitslohn steuerfrei gewährt werden, sind bis zu einem Betrag von 1.500 Euro nicht an die BG BAU zu melden.
Der Arbeitsentgeltkatalog der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung enthält eine ausführliche Aufstellung der zu berücksichtigenden Bruttoentgelte.
Was ist zu beachten, wenn die Meldung durch eine lohnabrechnende Stelle erfolgt?
Falls der elektronische Lohnnachweis von einer lohnabrechnenden Stelle übermittelt wird, sind die entsprechenden Zugangsdaten (aktuelle Unternehmensnummer und PIN) an diese weiterzugeben. Die Zugangsdaten sind dem Aufforderungsschreiben zur Abgabe des UV-Lohnnachweises zu entnehmen. Dieses Schreiben versendet die BG BAU im Dezember an die Unternehmen.
Selbstverständlich können die Zugangsdaten auch jederzeit bei der BG BAU angefordert werden. Eine Übersendung der Daten direkt an die lohnabrechnende Stelle
kann nur gegen Vorlage einer Vollmacht erfolgen. Die lohnabrechnende Stelle sollte darüber hinaus informiert werden, falls bereits Stammdatenabrufe vorgenommen oder elektronische Lohnnachweise von anderen Stellen übermittelt worden sind.
Wo kann ich sehen, welche Meldungen bereits vorgenommen wurden?
Im Extranet der BG BAU können die bereits getätigten Stammdatenabrufe sowie die gemeldeten oder stornierten Lohnnachweise jederzeit eingesehen werden. Sind dort noch offene Vorgänge vorhanden, müssen diese abgeschlossen werden. Zugang zum Extranet erhalten Sie mit einer persönlichen Kennung (Benutzername und Kennwort), die Sie von der BG BAU bereits erhalten haben oder hier anfordern können.
Wie kann ich die abgegebene Meldung ändern?
Korrekturen für bereits abgegebene elektronische Lohnnachweise sind ebenfalls auf elektronischem Wege vorzunehmen. Vor der Abgabe des korrigierten Lohnnachweises
muss die bisherige Meldung storniert werden. Eine Korrekturmeldung außerhalb des elektronischen Verfahrens ist nicht zulässig.
Was kann ich bei Fehlermeldungen im Entgeltabrechnungsprogramm tun?
Bei Fehlermeldungen oder Problemen mit dem Entgeltabrechnungsprogramm hilft der technische Support des jeweiligen Anbieters.
Welche Meldung muss bei der Einstellung meines Unternehmens abgegeben werden?
Wird das Unternehmen vollständig eingestellt, erfolgt eine unterjährige Abgabe des Lohnnachweises mit dem Meldegrund UV05. Die Abgabe muss innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt des Bescheides über das Ende der Zuständigkeit erfolgen. Zusätzlich zum elektronischen Lohnnachweis ist der BG BAU schriftlich mitzuteilen, dass das Unternehmen eingestellt wird.
Die Zuständigkeit meines Unfallversicherungsträgers hat sich geändert. Ist eine Meldung abzugeben?
Ändert ein Unternehmen seinen Unternehmensgegenstand und ist für den neuen Gewerbezweig der bisherige Unfallversicherungsträger nicht mehr zuständig, wird ein
Überweisungsverfahren durchgeführt. Das bedeutet, das Unternehmen ist vom bisherigen Unfallversicherungsträger an den zukünftigen Unfallversicherungsträger zu überweisen. Der Meldegrund für den abgebenden Unfallversicherungsträger bei Überweisung ist UV03. Fällt der Überweisungstermin auf den Jahreswechsel, gilt für den Lohnnachweis die reguläre Abgabefrist zum 16. Februar des Folgejahres. Erfolgt die Überweisung unterjährig, legt der bisherige Unfallversicherungsträger die Frist zur Abgabe des elektronischen Lohnnachweises fest.
Mein Unternehmen wird von jemand anderem oder in einer anderen Rechtsform weitergeführt. Welche Meldung muss ich abgeben?
Wird aufgrund eines Unternehmerwechsels eine neue Unternehmensnummer vergeben, endet die Unternehmensnummer des bisherigen Unternehmens. Der Lohnnachweis für das bisherige Unternehmen ist daher entsprechend der Betriebseinstellung mit Meldegrund UV05 abzugeben. Stammdatenabrufe, die bereits für das Meldejahr nach dem Unternehmerwechsel getätigt wurden, sind zu stornieren.
Auch bei einem Wechsel der Rechtsform – z. B. Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH – wird im Regelfall eine neue Unternehmensnummer vergeben.
Eine meldende/abrechnende Stelle (z. B. bei Wechsel der Steuerkanzlei) für mein Unternehmen fällt weg oder ändert sich. Ist eine Meldung vorzunehmen?
Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von 6 Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06
abzugeben. Die neue meldende/abrechnende Stelle muss dann einen neuen Stammdatenabruf vornehmen und zum geforderten Zeitpunkt die elektronische Meldung, für die von ihr abgerechneten Zeiträume übermitteln.
Unabhängig davon, wann die elektronische Meldung der wegfallenden Stelle bei der BG BAU eingeht, fließt diese erst zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, es erfolgt keine vorgezogene Abrechnung des Beitrags, weil zum Abrechnungszeitpunkt alle vorliegenden Meldungen in einem Beitragsbescheid zusammengefasst werden.
Ich habe mein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt. Welche Meldungen muss ich vornehmen?
Wird ein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt, ist die Vorgehensweise analog dem Wechsel eines Steuerberaters. Bei diesem Vorgang fällt die meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg. Aus dem Altsystem (abgebendes Entgeltabrechnungsprogramm) sind die Lohnnachweise für Zeiträume, die dort abgerechnet wurden, innerhalb von sechs Wochen nach dem Wechsel mit dem Meldegrund UV06 zu übermitteln.
Aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm (übernehmendes Neusystem) ist für das Meldejahr erneut die Stammdatenabfrage initial durchzuführen. Mit dem Neusystem ist der Lohnnachweis dann für die Entgelte zu übermitteln, die auf die mit dem Neusystem abgerechneten Zeiträume entfallen. Für sämtliche Meldungen (aus dem alten und neuen Entgeltabrechnungsprogramm) erfolgt erst zum regulären Abrechnungszeitpunkt eine Beitragsberechnung.
Alle Beschäftigungsverhältnisse in meinem Unternehmen wurden beendet, das Unternehmen wird jedoch nicht eingestellt. Welche Meldung muss ich abgeben?
Wird ein Unternehmen nicht vollständig eingestellt, sondern lediglich ohne Beschäftigte fortgeführt, wird der elektronische Lohnnachweis 6 Wochen nach Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse mit dem Meldegrund UV07 übermittelt. Dies gilt nur, soweit absehbar ist, dass im selben Jahr keine Beschäftigten mehr eingestellt werden. Die Meldung wird allerdings nicht automatisch als Antrag auf Anpassung der Beitragsvorschüsse gewertet. Die BG BAU bietet einen Antrag auf Änderung der Vorschüsse auf der Internetseite an.
Was passiert, wenn ich die elektronische Meldung nicht abgebe?
Der elektronische Lohnnachweis wird benötigt, um den jährlichen Beitrag errechnen zukönnen. Liegt der elektronische Lohnnachweis nicht oder nicht vollständig zum Ablauf der Frist vor, wird ein Bußgeldverfahren eingeleitet. Sie erhalten zunächst eine Anhörung mit einer letztmaligen Frist von 14 Tagen, um den elektronischen Lohnnachweis vollständig zu übermitteln. Gibt es für ein Unternehmen mehr als einen Verantwortlichen (z. B. zwei Geschäftsführer oder mehrere GbR-Gesellschafter), erhält jeder Verantwortliche eine Anhörung.
Erfolgt die elektronische Meldung weiterhin nicht, kann eine Geldbuße für jeden Verantwortlichen festgesetzt werden. Die Höhe der Arbeitsentgelte wird dann geschätzt und als Grundlage für die Beitragsberechnung herangezogen.