Häufig gestellte Fragen zum Lohnnachweis

In der Broschüre auf der Infoseite zum UV-Meldeverfahren finden Sie allgemeine Informationen und wichtige Termine zum UV-Meldeverfahren.
Bei Fragen zur Bedienung Ihres Entgeltabrechnungsprogramms wenden Sie sich bitte direkt an den Support des Anbieters.

Die Meldung des elektronischen Lohnnachweises kann entweder über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe SV-Meldeportal vorgenommen werden. Eine Doppelmeldung ist zu vermeiden.

Bei dem elektronischen Lohnnachweis, dem sogenannten UV-Lohnnachweis, handelt es sich um die Meldung der Berechnungsgrundlagen des Beitrags an die BG BAU. Er ist nicht zu verwechseln mit der UV-Jahresmeldung, die auch 92er-Meldung genannt wird. Die UV-Jahresmeldung für die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung ist weiterhin zusätzlich zum UV-Lohnnachweis an die Einzugsstellen der Krankenkasse zu übermitteln.

Im Online-Portal "meine BG BAU" für Unternehmen können die bereits getätigten Stammdatenabrufe sowie die gemeldeten oder stornierten Lohnnachweise jederzeit eingesehen werden. Sind dort noch offene Vorgänge vorhanden, müssen diese abgeschlossen werden.

Der elektronische Lohnnachweis wird benötigt, um den jährlichen Beitrag errechnen zu können. Liegt der elektronische Lohnnachweis nicht oder nicht vollständig zum Ablauf der Frist vor, wird ein Bußgeldverfahren eingeleitet. Sie erhalten zunächst eine Anhörung mit einer letztmaligen Frist von 14 Tagen, um den elektronischen Lohnnachweis vollständig zu übermitteln. Gibt es für ein Unternehmen mehr als einen Verantwortlichen (z. B. zwei Geschäftsführer oder mehrere GbR-Gesellschafter), erhält jeder Verantwortliche eine Anhörung.

Erfolgt die elektronische Meldung weiterhin nicht, kann eine Geldbuße für jeden Verantwortlichen festgesetzt werden. Die Höhe der Arbeitsentgelte wird dann geschätzt und als Grundlage für die Beitragsberechnung herangezogen.

Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe für manuell erzeugte Daten durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde.

Eine Übersicht der zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme mit den Kontaktdaten der Software-Ersteller finden Sie hier.
Für Unternehmer, die kein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, steht die zertifizierte Ausfüllhilfe SV-Meldeportal zur Verfügung.

Auf der Webseite www.gkv-ag.de sind die systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramme gelistet. Mit Hilfe der Versionsnummer und der Bezeichnung des Abrechnungsprogramms können Sie feststellen, ob Ihr Programm auf  dem aktuellsten Stand ist.
Eine Übersicht der zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme mit den Kontaktdaten der Software-Ersteller finden Sie hier.

Wurde die Stammdatenabfrage erfolgreich verarbeitet, erfolgt in der Regel innerhalb eines Tages die Antwort in Form der bereitgestellten Stammdaten.

Bei erfolgreicher Verarbeitung des elektronischen Lohnnachweises wird systemseitig eine Bestätigung angezeigt. Dies kann wegen der Prüfung und Weiterleitung an die BG BAU bis zu zwei Tage dauern.

Wurde die Meldung mit einem Fehlerhinweis abgewiesen, ist dieser zu beheben und der elektronische Lohnnachweis erneut abzusenden. Eine Auflistung der Fehlergründe und Erläuterungen finden Sie im Fehlerkatalog.

Bei Fehlermeldungen oder Problemen mit dem Entgeltabrechnungsprogramm hilft der technische Support des jeweiligen Anbieters.

• Standardmeldung:
  • UV01 Umlagelohnnachweis
• Meldung bei Einstellung oder Beendigung:
  • UV03 Lohnnachweis bei Änderung der formellen Zuständigkeit für das gesamte Unternehmen
  • UV05 Lohnnachweis bei Einstellung des gesamten Unternehmens
  • UV06 Lohnnachweis bei Beendigung einer meldenden Stelle oder Wechsel des Entgeltabrechnungsprogrammes
  • UV07 Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse
• Meldung aus sonstigen Gründen:
  • UV08 Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren

Wird ein Unternehmen nicht vollständig eingestellt, sondern lediglich ohne Beschäftigte fortgeführt, wird der elektronische Lohnnachweis 6 Wochen nach Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse mit dem Meldegrund UV07 übermittelt. Dies gilt nur, soweit absehbar ist, dass im selben Jahr keine Beschäftigten mehr eingestellt werden. Die Meldung wird allerdings nicht automatisch als Antrag auf Anpassung der Beitragsvorschüsse gewertet. Die BG BAU bietet ein Onlineformular zur Anpassung der Beitragsvorschüsse auf der Internetseite an.

Wird das Unternehmen vollständig eingestellt, erfolgt eine unterjährige Abgabe des Lohnnachweises mit dem Meldegrund UV05. Die Abgabe muss innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt des Bescheides über das Ende der Zuständigkeit erfolgen. Zusätzlich zum elektronischen Lohnnachweis ist der BG BAU schriftlich mitzuteilen, dass das Unternehmen eingestellt wird.

Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von 6 Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben. Die neue meldende/abrechnende Stelle muss dann einen neuen Stammdatenabruf vornehmen und zum geforderten Zeitpunkt die elektronische Meldung, für die von ihr abgerechneten Zeiträume übermitteln.

Unabhängig davon, wann die elektronische Meldung der wegfallenden Stelle bei der BG BAU eingeht, fließt diese erst zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, es erfolgt keine vorgezogene Abrechnung des Beitrags, weil zum Abrechnungszeitpunkt alle vorliegenden Meldungen in einem Beitragsbescheid zusammengefasst werden.

Wird ein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt, ist die Vorgehensweise analog dem Wechsel der Steuerberatung. Bei diesem Vorgang fällt die meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg. Aus dem Altsystem (abgebendes Entgeltabrechnungsprogramm) sind die Lohnnachweise für Zeiträume, die dort abgerechnet wurden, innerhalb von sechs Wochen nach dem Wechsel mit dem Meldegrund UV06 zu übermitteln.

Aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm (übernehmendes Neusystem) ist für das Meldejahr erneut die Stammdatenabfrage initial durchzuführen. Mit dem Neusystem ist der Lohnnachweis dann für die Entgelte zu übermitteln, die auf die mit dem Neusystem abgerechneten Zeiträume entfallen. Für sämtliche Meldungen (aus dem alten und neuen Entgeltabrechnungsprogramm) erfolgt erst zum regulären Abrechnungszeitpunkt eine Beitragsberechnung.

Ändert ein Unternehmen seinen Unternehmensgegenstand und ist für den neuen Gewerbezweig der bisherige Unfallversicherungsträger nicht mehr zuständig, wird ein Überweisungsverfahren durchgeführt. Das bedeutet, das Unternehmen ist vom bisherigen Unfallversicherungsträger an den zukünftigen Unfallversicherungsträger zu überweisen. Der Meldegrund für den abgebenden Unfallversicherungsträger bei Überweisung ist UV03.

Fällt der Überweisungstermin auf den Jahreswechsel, gilt für den Lohnnachweis die reguläre Abgabefrist zum 16. Februar des Folgejahres. Erfolgt die Überweisung unterjährig, legt der bisherige Unfallversicherungsträger die Frist zur Abgabe des elektronischen Lohnnachweises fest.

Wird aufgrund eines Unternehmerwechsels eine neue Unternehmensnummer vergeben, endet die Unternehmensnummer des bisherigen Unternehmens. Der Lohnnachweis für das bisherige Unternehmen ist daher entsprechend der Betriebseinstellung mit Meldegrund UV05 abzugeben. Stammdatenabrufe, die bereits für das Meldejahr nach dem Unternehmerwechsel getätigt wurden, sind zu stornieren.

Auch bei einem Wechsel der Rechtsform – z. B. Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH – wird im Regelfall eine neue Unternehmensnummer vergeben.

Die Unternehmensnummer ist Ihnen mit dem Informationsschreiben zur Umstellung auf die neue Unternehmensnummer vom 21. Oktober 2022 mitgeteilt worden und wird auf unseren Schreiben unter "Unser Zeichen" angegeben.

Die PIN kann im Online-Portal „meine BG BAU“ für Unternehmen unter dem Service "Lohnnachweis" eingesehen werden.

Neue Unternehmen erhalten die PIN mit den Aufnahmeunterlagen.

Sie können die PIN für das elektronische Meldeverfahren auch jederzeit online anfordern.

Die PIN dient ausschließlich der Verifizierung Ihrer Unternehmensnummer im UV-Meldeverfahren.

Die PIN ist dauerhaft gültig. Sie kann zusammen mit den Unternehmensstammdaten im systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm gespeichert werden. Bei nachfolgenden Aktivitäten wird sie dann automatisch verwendet.

Bei Verwendung einer Ausfüllhilfe ist die PIN immer anzugeben.

Sie können eine neue PIN für das elektronische Meldeverfahren online anfordern.

Wichtig: Die alte PIN verliert dann – auch für vergangene Zeiträume – ihre Gültigkeit.

Falls der elektronische Lohnnachweis von einer lohnabrechnenden Stelle übermittelt wird, sind die entsprechenden Zugangsdaten (aktuelle Unternehmensnummer und PIN) an diese weiterzugeben. Die Zugangsdaten sind dem Aufforderungsschreiben zur Abgabe des UV-Lohnnachweises zu entnehmen. Dieses Schreiben versendet die BG BAU im Dezember an die Unternehmen.

Selbstverständlich können die Zugangsdaten auch jederzeit bei der BG BAU angefordert werden. Eine Übersendung der Daten direkt an die lohnabrechnende Stelle kann nur gegen Vorlage einer Vollmacht erfolgen. Die lohnabrechnende Stelle sollte darüber hinaus informiert werden, falls bereits Stammdatenabrufe vorgenommen oder elektronische Lohnnachweise von anderen Stellen übermittelt worden sind.

Der Abruf der Stammdaten ist für Nutzer von Entgeltabrechnungsprogrammen frühestens ab dem 1. November für das folgende Meldejahr möglich.

Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2025 ist frühestens ab 1. November 2024 möglich.

Die Frist für die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises für das jeweilige Beitragsjahr endet grundsätzlich am 16. Februar des Folgejahres.

Unterjährige Lohnnachweise müssen mit der letzten Entgeltabrechnung bzw. spätestens sechs Wochen nach Eintritt des Ereignisses übermitteln.

Gründe hierfür sind: Einstellung des Unternehmens, Insolvenzeröffnung, Beendigung einer meldenden/abrechnenden Stelle, Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse oder andere Sachverhalte (z.B. Übergang eines Unternehmens oder eines Unternehmensteils auf einen Nachfolger).

Beispiele finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren.

Bevor ein elektronischer Lohnnachweis übermittelt werden kann, sind die Stammdaten in einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm durch einen sogenannten Stammdatenabruf abzugleichen.

Dieser hat einmal jährlich zu erfolgen und stellt sicher, dass nur Meldungen mit der richtigen Unternehmensnummer und korrekten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Grundsätzlich stehen die Daten ab dem 1. November für das Folgejahr im Stammdatendienst zum Abruf bereit.

Wird der elektronische Lohnnachweis mit der Ausfüllhilfe SV-Meldeportal übermittelt, ist es ratsam den Stammdatenabruf erst kurz vor der Abgabe des elektronischen Lohnnachweises durchzuführen.

Ein Stammdatenabruf, der aus einem Entgeltabrechnungsprogramm getätigt wurde und im SV-Meldeportal angezeigt wird, kann nicht für die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises über das SV-Meldeportal verwendet werden.

Der Stammdatenabruf und die Abgabe eines Lohnnachweises müssen immer über ein System erfolgen.

Der Stammdatenabruf ist nur einmal pro Meldejahr und Meldestelle durchzuführen. Wird der ursprüngliche Lohnnachweis storniert, kann unmittelbar danach die korrigierte Meldung abgegeben werden.

Mit dem elektronischen Lohnnachweis werden die Anzahl der Beschäftigten, die Arbeitsentgelte sowie die Arbeitsstunden übermittelt. Als Meldegrund ist UV01 zu wählen.

Grundlage für die Beitragsberechnung ist das Bruttoarbeitsentgelt aller Beschäftigten im Unternehmen. Dazu zählen z. B. auch Aushilfen, Auszubildende und Teilzeitkräfte.

Eine Beitragsberechnung erfolgt auch für Zeiten, in denen Ihr Unternehmen geschlossen war, soweit die Beschäftigten in dieser Zeit einen Anspruch auf Arbeitsentgelt hatten.

Das Kurzarbeitergeld der Agentur für Arbeit oder Zuschüsse vom Arbeitgeber zum Kurzarbeitergeld sind nicht meldepflichtig, soweit diese mit dem Kurzarbeitergeld 80 Prozent des Unterschiedsbetrages von SOLL- und IST-Entgelt nicht übersteigen.

Arbeitgeber melden der BG BAU das IST-Entgelt. Die Arbeitsstunden sind jedoch - wenn möglich - ungekürzt zu melden. Bei einem behördlichen Verbot der Erwerbstätigkeit nach dem Infektionsschutzgesetz und einem Verdienstausfall der Beschäftigten zahlt der Arbeitgeber für die ersten sechs Wochen 100% des Nettoarbeitsentgelts weiter. Diese Zahlungen des Arbeitgebers sind nicht an die BG BAU zu melden.

Zuschüsse oder Sachbezüge, die als Corona-Prämie in der Zeit vom 01.03.-31.12.2020 aufgrund der Coronavirus-Pandemie zusätzlich zum Arbeitslohn steuerfrei gewährt werden, sind bis zu einem Betrag von 1.500 Euro nicht an die BG BAU zu melden.

Der Arbeitsentgeltkatalog der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung enthält eine ausführliche Aufstellung der zu berücksichtigenden Bruttoentgelte.

Die Arbeitsstunden werden nicht zur Berechnung des Beitrags zur BG BAU herangezogen. Jedoch wirken sich die Angaben auf die Zuweisung des Unternehmens zum jeweiligen arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Betreuungsmodell aus.

Sind im Meldejahr keine Beschäftigten im Unternehmen tätig gewesen, ist kein Stammdatenabruf durchzuführen. Der elektronische Lohnnachweis muss nicht abgegeben werden. Sollte bereits ein Stammdatenabruf durchgeführt worden sein, ist dieser zu stornieren. Die BG BAU erwartet sonst eine Entgeltmeldung und leitet ggf. ein Ordnungswidrigkeitenverfahren wegen Nichteinreichung des elektronischen Lohnnachweises ein.

Falls die BG BAU für das Meldejahr Beitragsvorschüsse erhoben hat, sämtliche Beschäftigte aber zum Ende des Vorjahres ausgeschieden sind, ist dies der BG BAU gesondert mitzuteilen, ohne jedoch einen Stammdatenabruf vorzunehmen.

Die Beitragsvorschüsse für das Meldejahr wurden erhoben, weil die BG BAU davon ausgeht, dass das Unternehmen weiterhin Beschäftigte hatte. Erfolgen in diesem Fall kein Stammdatenabruf und keine Entgeltmeldung, nimmt die BG BAU eine Schätzung der Arbeitsentgelte vor. Die BG BAU bietet zudem ein Onlineformular zur Anpassung der Beitragsvorschüsse auf der Internetseite an.

Korrekturen für bereits abgegebene elektronische Lohnnachweise sind ebenfalls auf elektronischem Wege vorzunehmen. Vor der Abgabe des korrigierten Lohnnachweises muss die bisherige Meldung storniert werden. Ein erneuter Stammdatenabruf ist nicht vorzunehmen. Eine Korrekturmeldung außerhalb des elektronischen Verfahrens ist nicht zulässig.

Wurden die Lohnnachweisdaten über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm erzeugt, müssen die DEÜV Meldungen und der Lohnnachweis an die BG BAU  je Meldejahr aus dem Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden.

Nur für manuell erzeugte Daten ist eine Übermittlung über eine zertifizierte Ausfüllhilfe zulässig.