Assistenz der Abteilungsleitung

Beschäftigte im Büro

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Als Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft sorgen wir für Sicherheit und Gesundheit in der Baubranche. Wir helfen Unternehmen und Versicherten sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen und kümmern uns, falls doch einmal etwas passiert.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir ab sofort für unsere Hauptverwaltung, Abteilung Immobilien in Voll- oder Teilzeit eine

Assistenz der Abteilungsleitung

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie auch Protokollführung bei z. B. Gremiensitzungen u. a. für den Bauausschuss etc.
  • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für die Abteilungsleitung
  • Terminmanagement (Terminplanung, -koordination, und -überwachung)
  • Führen, Kategorisierung und Verteilung der zentral auflaufenden Anfragen und Korrespondenz über das Sammelpostfach der Abteilung Immobilien
  • Verantwortung und Durchführung von schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
  • Veranstaltungsorganisation und Planung
  • Koordinierung der Rechnungsstellungen und Buchungen

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bevorzugt als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation
  • Langjährige MS-Office-Erfahrung
  • Mehrjährige Erfahrung mit SAP von Vorteil
  • Anwenderkenntnisse im Rechnungswesen, insbesondere bei den Themen Rechnungskontrolle und Rechnungslegung (Buchhaltung)
  • Anwenderkenntnisse im Umgang mit Kommunikationsanlagen, Tendenz zu erweiterten Kenntnissen im Spektrum der Videokonferenzen wie bspw. Skype, Teams und anderen
  • Sie erkennen interne und externe Bedarfe, Zusammenhänge und Abhängigkeiten vorausschauend/frühzeitig, fragen diese bei Bedarf aktiv nach und leiten Handlungsnotwendigkeiten ein.
  • Fähigkeit auch in Phasen hoher Intensität den Überblick zu behalten sowie zielstrebige Arbeitsweise
  • Mittels Ihrer klaren und adressatengerechten Kommunikation stellen sie im vernetzten Arbeiten die Schnittstellen zu vor und nachgelagerten Prozessen sicher.
  • Bereitschaft zu mehrtätigen Dienstreisen nach Absprache

Vergütung:

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 7 BG-AT.

Schwerbehinderte Bewerbende werden bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders berücksichtigt. Die BG BAU hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sind daher insbesondere an Bewerbungen von Frauen interessiert.

Persönliche Vorstellungsgespräche führen wir vor Ort unter Einhaltung von Hygienemaß-nahmen oder ggf. über videobasierte Tools (z. B. Skype for Business) durch.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Fachlicher Ansprechpartner: Simone Saab, Tel.: 030 85781-542 oder Martin Tolkmitt, Tel.: 030 85781-831

Ansprechpartnerin in Bezug auf den Auswahlprozess: Stephanie Press, Tel.: 030 85781-687

Bewerben Sie sich bis zum 16. Oktober 2022 mit Ihren kompletten Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Aus- und Weiterbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse etc.) direkt hier im System.

5 Benefits der BG BAU